Порядок учета зависит от того, с чем связана замена комплектующих: ремонт или модернизация. В первом случае расчеты с подрядчиком ведите на счете 302.25, если делаете ремонт сами – зарплату сотрудникам начисляйте в общем порядке. При модернизации все затраты соберите на счете 106.01.
Запчасти для компьютера оплатите по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Исключение – если казенное учреждение применяет КВР 242 и расходы на запчасти включены в план информатизации вышестоящего органа. Как распределить расходы по статьям КОСГУ смотрите в таблице. Для чего закупают запчастиКОСГУ Для чего закупают запчастиКОСГУРемонт компьютера346Модернизация компьютера347 Об этом сказано в пунке 48.2.4.4 Порядка применения КБК № 85н, пунктах 11.4.6, 11.4.7 Порядка применения КОСГУ № 209н, письме Минфина от 24.12.2019 № 02-08-05/101462.
Запасные комплектующие для компьютера: монитор, клавиатура, процессор, жесткий диск и т. п. – это материальные запасы. Учитывайте их на счете 105.06 «Прочие материальные запасы». Как отразить в бухучете движение запчастей, читайте в рекомендациях: как поставить на учет, передать в свое ремонтное подразделение или подрядчику. Купили новые комплектующие для модернизации старого компьютера, есть два варианта, как их учесть. Первый – в составе старого компьютера, второй – отдельным объектом. Решение принимает комиссия исходя из функционала новой запчасти и правил, которые закрепили в учетной политике. Покажем на примере. Учреждение купило новый современный монитор. Комиссия определила, что срок его полезного использования больше, чем у старого компьютера. Значит, монитор – отдельное основное средство. Аналогично учтите монитор, который из-за функциональных особенностей используете на нескольких рабочих местах. Такие правила учета комплектующих следуют из пунктов 99, 117, 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункта 10 СГС «Основные средства». Дополнительные разъяснения дает Минфин в письме от 14.07.2017 № 02-05-10/44839.
Бухучет расходов на ремонт
Компьютер вышел из строя, отремонтируйте его. Порядок, как учесть такие расходы, зависит от того, кто делает ремонт: само учреждение или подрядчик. В первом случае отразите затраты на зарплату сотрудников, начисления на нее. Во втором – расчеты с подрядчиком ведите на счете 302.25. Подробнее об этом и о том, какие документы оформить до и после ремонта, как распределить расходы по КВР и КОСГУ, – в рекомендации Как оформить и учесть ремонт основных средств. Рассмотрим на примерах, как отразить замену комплектующих при ремонте компьютера.
ПРИМЕР
как отразить в бухучете и налогах замену комплектующих при ремонте компьютера На компьютере в бухгалтерии бюджетного учреждения «Альфа» вышел из строя блок питания, ремонту не подлежит. Чтобы устранить поломку, купили в коммерческой организации новый блок по цене 2360 руб. (в том числе НДС – 393 руб.). В этом же месяце провели ремонт и составили акт в произвольной форме. Компьютер используют в платной деятельности. «Альфа» применяет метод начисления и платит налог на прибыль поквартально. Операций, которые не облагают НДС, нет. Бухгалтер «Альфы» в учете сделал проводки: Стоимость блока питания – 1967 руб. бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за I квартал в составе расходов на ремонт.
Бухучет расходов на модернизацию
Компьютер морально устарел и не тянет нужные вам программы, установите современные комплектующие – модернизируйте. Затраты на модернизацию соберите на счете 106.01 «Вложения в основные средства». Подробнее о том, какие документы и проводки оформить, нужно ли менять срок полезного использования компьютера и что делать с амортизацией, – в рекомендации Как провести и учесть модернизацию основных средств. Рассмотрим на примерах, как отразить замену комплектующих при модернизации компьютера.
ПРИМЕР
как отразить в бухучете и налогах замену комплектующих при модернизации компьютера В августе модернизировали компьютер главного бухгалтера бюджетного учреждения «Альфа», который приобрели в 2014 году: заменили ЭЛТ-монитор на жидкокристаллический. Стоимость монитора – 11 800 руб. (в том числе НДС – 1967 руб.), купили его в коммерческой организации. На замену монитора составили акт в произвольной форме. Старый монитор учреждение планирует использовать и дальше. Справедливая стоимость – 2000 руб. «Альфа» применяет метод начисления и платит налог на прибыль поквартально. Операций, которые не облагают НДС, нет. Первоначальная стоимость компьютера, по которой его приняли к учету, – 42 300 руб. Компьютерная техника попадает во вторую амортизационную группу. Поэтому для компьютера установили максимальный срок полезного использования – 3 года (36 месяцев). Для целей бухучета амортизацию начисляют линейным методом: – годовая норма амортизации по компьютеру – 33,3333 процента (1 : 3 × 100); – годовая сумма амортизации – 14 100 руб. (42 300 руб. × 33,3333%); – ежемесячная сумма амортизации – 1175 руб./мес. (14 100 руб. : 12 мес.). Для целей налогового учета: – ежемесячная норма амортизации – 2,7778 процента (1 : 36 мес. × 100); – ежемесячная сумма амортизации – 1175 руб./мес. (42 300 руб. × 2,7778%). Замена монитора не привела к увеличению срока полезного использования компьютера, поэтому его не пересматривали. Первоначальная стоимость компьютера с учетом расходов на новый монитор составила 52 133 руб. (42 300 руб. + 9833 руб.). В сентябре бухгалтер пересчитал амортизацию и стал начислять так: – в бухучете годовая сумма амортизации – 17 377 руб. (52 133 руб. × 33,3333%), а ежемесячная сумма амортизации – 1448 руб./мес. (17 377 руб. : 12 мес.); – для налогов ежемесячная сумма амортизационных отчислений после модернизации – 52 133 руб. × 2,7778% = 1448 руб./мес. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки:
Для налога на прибыль за 9 месяцев бухгалтер «Альфы» учел: – во внереализационных доходах рыночную стоимость старого монитора – 2000 руб.; – в расходах амортизационные отчисления по компьютеру с января по сентябрь.
Налог на прибыль: расходы на ремонт Бюджетные и автономные учреждения в налоговом учете расходы на комплектующие для компьютера учитывают по-разному. Порядок зависит от того, относят компьютер, который приобрели и используют в платной деятельности, к основным средствам или нет. Компьютер – основное средство, стоит больше 100 000 руб. В этом случае стоимость комплектующих для его ремонта включите в состав расходов на ремонт основных средств. Такой вывод – из пункта 1 статьи 257 и пункта 1 статьи 260 НК. Компьютер в налоговом учете к ОС не относится – специальный порядок для учета расходов на его ремонт в НК не прописан. Поэтому учреждение вправе учесть эти затраты в составе прочих расходов. Такой вывод – из подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК и письма Минфина от 30.06.2008 № 03-03-06/1/376. При методе начисления налоговую базу уменьшайте по мере замены комплектующих в компьютере (п. 5 ст. 272 НК). При кассовом методе – по мере замены и оплаты комплектующих поставщику (п. 3 ст. 273 НК). О том, как учесть при расчете налога на прибыль годные старые комплектующие, – в рекомендации.
Налог на прибыль: модернизация
Бюджетные и автономные учреждения в налоговом учете расходы на комплектующие для модернизации компьютера учитывают по-разному. Порядок зависит от того, относят компьютер, который приобрели и используют в платной деятельности, к основным средствам или нет. Компьютер в налоговом учете не относится к ОС – стоимость комплектующих для модернизации включите в прочие расходы. Сделайте это сразу после того, как закончите работы. Об этом – подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК. Подробнее о том, как для налогов отразить затраты на модернизацию объектов до 100 000 руб., читайте в рекомендации. Компьютер – основное средство, стоит больше 100 000 руб. В этом случае стоимость комплектующих включите в его первоначальную стоимость. При методе начисления стоимость компьютера увеличьте по мере замены комплектующих. При кассовом методе – запчасти нужно не только заменить, но и оплатить. Такой вывод следует из пункта 2 статьи 257, пункта 1 статьи 272, пункта 3 статьи 273 НК. Учреждение вправе единовременно учесть в составе расходов не более 10 процентов стоимости комплектующих, которые использовали при модернизации (п. 9 ст. 258 НК). После модернизации учреждение вправе увеличить срок полезного использования. Это возможно, если характеристики объекта изменились так, что позволяют эксплуатировать его дольше срока, который установили ранее. Решили увеличить срок, делайте это в пределах амортизационной группы, к которой отнесли основное средство. Поэтому, если изначально установили максимальный срок, увеличить его после модернизации нельзя. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 258 НК. Поясним на примере компьютера. Компьютерную технику относят ко второй амортизационной группе (п. 3 ст. 258 НК, Классификация, утв. постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1). Для этой группы максимальный срок полезного использования – 36 месяцев. Если изначально установили такой срок, после модернизации его не пересматривайте. Если меньше – вы вправе его увеличить.После модернизации амортизацию начисляйте по прежним нормам. Подробнее об этом – в рекомендации. О том, как в налоговом учете отразить старые запчасти, которые планируют использовать и дальше, – в рекомендации.
Если меняете комплектующие не для модернизации компьютера, то распределите расходы на их приобретение. Компьютер используете в одном виде деятельности? Тогда расходы не распределяйте. Об этом – пункт 9 статьи 274 НК. Кроме того, распределите НДС, который поставщик выделил в счете-фактуре на покупку комплектующих. Делайте это пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций на НДС определите из стоимости отгруженных товаров, работ, услуг или имущественных прав с НДС в общем объеме отгрузки за налоговый период. Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности на ЕНВД. Такой порядок предусмотрен в подпункте 3 пункта 2, пунктах 4, 4.1 статьи 170 НК.Подробнее об этом – в рекомендации.
Автономное учреждение на УСН
Порядок, как учитывать при расчете единого налога расходы на замену комплектующих в компьютере, зависит от объекта налогообложения: – «доходы» – стоимость комплектующих налоговую базу не уменьшит; – «доходы минус расходы» – стоимость комплектующих попадет в расходы на ремонт основных средств или в материальные расходы по мере оплаты и замены. Стоимость комплектующих отражайте в расходах на ремонт основных средств, если поломанный компьютер учитываете как основное средство – он стоит больше 100 000 руб. Как отразить в расходах замену запчастей при модернизации основного средства, читайте в рекомендации. Компьютер в налоговом учете к ОС не относится – стоимость комплектующих учитывайте в составе материальных расходов. Стоит отметить, что порядок учета расходов на восстановление компьютера-матзапаса в НК не прописали. Поэтому учреждение вправе списать их по статьям расходов по пункту 1 статьи 346.16 НК. Условие – соблюдены все требования главы 26.2 НК: расходы экономически обоснованны, подтверждены документами, оплачены и т. д. Такие правила расчета единого налога при упрощенке установлены пунктом 1 статьи 252, подпунктом 1 пункта 1 статьи 254, пунктом 1 статьи 257, пунктом 1 статьи 346.14, подпунктами 3, 5 пункта 1, пунктами 2, 4 статьи 346.16, пунктом 2 статьи 346.17 НК. Дополнительные разъяснения дает Минфин в письме от 14.11.2008 № 03-11-04/2/169. Важно! При модернизации компьютера заменили все его комплектующие или большую часть – собранный ПК учитывайте как новый объект. Если новая стоимость такого объекта превысила 100 000 руб., затраты на модернизацию классифицируйте как расходы на приобретение амортизируемого имущества. Их списывайте в общем порядке. Это подтверждают сотрудники Минфина в частных разъяснениях.