Как понятно из вопроса, после принятия ноутбуков к учету и введения в эксплуатацию был обнаружен заводской брак. Учреждение получило ноутбуки в рамках внутриведомственных расчетов, т. е. договора на приобретение ноутбуков учреждение с поставщиком не заключало. В то же время замена объектов осуществляется не контрагентом, с которым был заключен договор, а заводом-поставщиком.
Замена ноутбуков является для учреждения новым фактом хозяйственной жизни. Порядок отражения операций по обмену основных средств ненадлежащего качества в регистрах бухгалтерского учета не определен, поэтому конкретный порядок учреждению следует разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике с соблюдением нормы п. 2 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее - Инструкция № 162н).
Поскольку завод-изготовитель по гарантии меняет вышедшее из строя оборудование на новое, полагаем, что такую операцию целесообразно оформить аналогично выбытию старого и получению нового объекта основных средств. Наиболее правильно, на наш взгляд, отразить списание пришедшего в негодность оборудования в обычном порядке.
В соответствии с п. 4 ст. 298 ГК РФ казенные учреждения отчуждают имущество либо распоряжаются им иным способом только с согласия собственника. Следовательно, списание ноутбуков с балансового учета следует согласовать с учредителем (собственником). Такое согласование поможет учреждению обосновать принятое решение в случае возникновения споров с контролирующими органами.
При возврате имущества с заменой на новое оборудование одновременно отражается задолженность по возмещению расходов учреждения в натуральной форме по дебету счета 0 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" и кредиту счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" (п. 86 Инструкции № 162н).
Таким образом, рассматриваемую ситуацию можно отразить следующими бухгалтерскими записями:
Дебет КРБ 1 104 ХХ 411 Кредит КРБ 1 101 ХХ 410 - списана амортизация, начисленная на ноутбуки (п. 10 Инструкции № 162н);
Дебет КДБ 1 401 10 172 Кредит КРБ 1 101 ХХ 410 - списана остаточная стоимость ноутбуков (п. 10 Инструкции № 162н);
одновременно в целях контроля за сохранностью до возврата поставщику ноутбуки учитываются на забалансовом счете 02 как объекты, не соответствующие понятию "актив";
Дебет КДБ 1 209 34 56Х Кредит КДБ 1 401 10 172 - направлена претензия заводу-изготовителю с предложением о замене ноутбуков (п. 86 Инструкции № 162н);
Дебет КРБ 1 101 ХХ 310 Кредит КДБ 1 209 34 66Х - приняты к учету ноутбуки, поступившие взамен возвращенных (п. 7 Инструкции № 162н);
Дебет КРБ 1 401 20 271 (Х 109 ХХ 271) Кредит КРБ 1 104 ХХ 411 - начислена амортизация (п. 19 Инструкции № 162н).
В соответствии с п. 46 Инструкции № 157н каждому инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 10 000 руб. включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер независимо от того, находится он в эксплуатации, запасе или на консервации. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.
При возврате некачественных ноутбуков заводу-изготовителю такие основные средства списываются с балансового учета. В учреждении рассматриваемые объекты больше не находятся. При этом инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются (п. 46 Инструкции № 157н). Следовательно, при поступлении новых ноутбуков им присваиваются новые инвентарные номера.
